책 리뷰) 실무에 바로 쓰는 일잘러 보고서 작성법

근래 회사에서 보고서(특히 1장짜리 보고서)작성을 요구받는 일이 부쩍 많아져서 읽게 된 책.

당장 급한것도 있고 앞으로 길고긴 회사생활에서 보고서 작성은 뗄래야 뗄 수 없는 것 같아 미리 공부하기로 했다. 

교보문고 상 베스트셀러에 위치하고 있어 큰 고민 없이 주문한 책.

보고서를 바라보는 관점을 바꿀 수 있었고 실용적인 팁들이 많아 실무에 적용해볼 수 있었다. 

문서작성이 막막한 직장인이라면 한번 읽어보는 것을 추천한다. 

 

 

책 주요 내용 

 

(염두에 둬야 할 문서작성 시 마인드)

-모든 직장인들은 너무 바쁘고, 너무나도 게으르다

-내 문서를 정독하는 사람은 나뿐이다

-상대에게 일을 잘한다는 평가를 받으려면 상대의 시간을 아껴 줘야 한다. 

-문서는 글이 아니라 말이다

 

구체적인 문서 작성 Skill

 

(뭐 부터 시작하지?)

"내가 지금 누구(TO)에게 무슨말(Message)을 하려고 하는거지?"

메시지가 다르다면 문서의 내용도 달라지게 됨. 문서의 같은 제목이 반드시 같은 내용을 말하지는 않음.

 

(문서에 넣을 구성 요소는 어떻게 정해야 할까?)

*문서의 구성 요소란 정해진 양식이 아니라 내가 말하고자 하는 바를 전달할 수 있는 것이어야 함.

- 문서를 통해 할 말을 먼저 생각하고 말을 구성할 수 있도록 자료를 나열해서 각각의 제목을 붙이는 것.

*문서의 구성요소를 판단하는 기준

 - 상대가 무엇을 궁금해 할까? = 이 구성 요소를 추가할까, 뺼까?

 - 듣는 사람은 얼마나 알고 있을까? = 이 설명을 추가할까, 뺼까?

 

(매끄러운 문서의 순서)

* 문서를 만들 때 들이는 시간 비중(예시)

30% 메시지를 뽑고 구성 요소 담기

50% 문서순서 정하기, 구조 탄탄하게 보완하기

20% 가독성 위한 문서 디자인

 

* 문서의 장수가 많을 때 문서 구성(예시)

기억할 것 6장

읽을 것 30장

총 130장(궁금하면 찾아 볼 수 있도록)

 

(알고보면 간단한 문서 디자인)

중요한것 3가지 : 간격, 정렬, 통일감

1. 간격을 균일하게 확보하기

  1) 문서 가장자리 간격

  2) 요소 간의 간격

  3) 텍스트의 행간/자간

2. 정렬을 올바르게 맞추기

3. 통일감있게 다듬어 주기

  1) 핵심 메시지의 위치

  2) 폰트 크기

  3) 요소의 크기와 모양

 

(4가지 중요한 파워포인트 기능)

1. 안내선: 가이드라인 만들기

2. 정렬 맞춤: 작업속도 높이는 1등 공신

3. 표, 도형 크기 조절: 시각 자료 빠르게 정돈하기

4. 텍스트 행간, 자간: 가독성 확보하기

 

(색과 강조)

1.색

- 내용의 대비 보여줌

- 핵심 메시지 부각

- 문서에서 시선의 방향을 구분 

2. 강조

 - 진짜 바쁘면 이것만 되는 것을 강조

* 상대방에게 내 문서를 빠르고 쉽게 인지시킨다는 목적을 달성 할 수 있어야함.

 

총 정리 - 문서작성 프로세스

 

1. 듣는사람(To)에게 내가 전할 메시지(Message)를 먼저 생각한다.

2. 메시지로부터 구성요소를 정하여 핵심 메시지, 설명/근거, 시각자료를 문서에 담는다.

3. 첫 장부터 장을 넘기면서 혼잣말로 내용을 훑으면서 말을 해본다.

4. 말이 꼬이면 순서 다듬거나, 자료를 채우거나 빼거나 한다. 내용이 길어지면, 앞에 목차를 넣고, 같은 키워드를 반복해서 말하게 되면 소제목을 붙인다. 

5. 빠르게 읽히는 문서를 위해 상대방의 이해의 단계가 짧은 커뮤니케이션으로, 내 말과 문서가 읽히는 시선이 같이 수   있는지 검토한다.

6. 문서의 첫장부터 끝장까지 말이 매끄럽게 들리고 결론적으로 하려했던 메시지가 잘 전달되면 가독성을 위한 문서디자인을 시작한다. 

7. 간격, 정렬, 통일감 

8. 색과 강조 

 

(읽고 난 후 기대효과)

1. 문서에는 정해진 양식과 법칙이 없다는 것을 알게 됨.

2. 미션에 따라 스스로 문서의 구성 요소를 정할 수 있게 됨.

3. 읽기 좋은 매끄러운 순서로 만드는 동시에 더 탄탄한 구조로 쉽고 빠르게 만들 수 있게 됨.

4. 무엇보다 어떠한 문서미션에도 막막한 마음 없이 시작하게 됨.